TIETOSUOJASELOSTE, Asianajotoimisto Botnia Oy:n asiakkaisiin liittyvä henkilötietojen käsittely
Asianajotoimisto Botnia Oy
Hallituskatu 21, 90100 Oulu
puhelin: 0207 797 500
sähköposti: toimisto(at)botnialaw.fi
Asianajotoimisto Botnia Oy:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu sekä joissain tapauksissa suostumus.
Lakisääteiset velvoitteet perustuvat rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevaan asiakkaan tunnistamiseen sekä kirjanpitovelvollisuuteen. Rekisterinpitäjää sitovat myös Suomen Asianajajaliiton säädökset ja ohjeet, joihin kuuluvat muun muassa esteellisyystarkastusten tekeminen.
Toimeksiantoon liittyvien henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus ja asiakas- tai sidosryhmiin liittyvien henkilötietojen (esimerkiksi yritysasiakkaan edustajan) taas rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisterinpitäjä kerää tietoja asiakkaistaan, heidän edustajistaan ja yhteyshenkilöistään ja asiakkaan antamaan toimeksiantoon liittyvistä muista henkilöistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä potentiaalisista asiakkaista ja sidosryhmistä.
Rekisteröidystä käsitellään seuravia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
Asianajotoimisto Botnia Oy:n käsittelemät tiedot saattavat joskus sisältää myös erityisisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, esimerkiksi terveyttä koskevia tietoja. Näitä tietoja käsitellään korostetulla huolellisuusvelvoitteella ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on toimeksiannon osalta tarpeen.
Henkilötiedot saadaan toimeksiantojen hoitamista ja asiakassuhteita varten suoraan rekisteröidyltä itseltään tai yrityksen yhteyshenkilöltä. Toimeksiantoihin kuuluvia tietoja asiakkaan vastapuolesta tai todistajista saadaan asiakkailta.
Täydentäviä tietoja voidaan lain sallimissa rajoissa pyytää myös viranomaisilta, tuomioistuimilta ja vakuutusyhtiöiltä sekä muista julkisista tai yleisesti saatavilla olevista lähteistä kuten PRH:n kaupparekisteristä ja Suomen Asiakastieto Oy:ltä. Sidosryhmien ja potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan heiltä itseltään.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset sitä edellyttävät.
Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tarpeettomiksi henkilötiedot ovat muuttuneet, kun asiakas- tai muu suhde rekisterinpitäjään on päättynyt, paitsi milloin lainsäädäntö vaatii henkilötietoja säilyttämään.
Toimeksiannon hoitamista varten saadut tiedot säilytetään vähintään 10 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä, sopimusperusteiset tiedot taas sopimuksen mukaan. Henkilön yksilöintitiedot ja yhteystiedot säilytetään kuitenkin esteellisyysarviointia varten niin kauan kuin on tarpeen, jotta pystytään varmistamaan esteettömyys toimeksiantojen hoitamisessa.
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään 5 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä, ellei niitä ole tarpeen säilyttää pidempään.
Rekisterin tiedot ovat ainoastaan Asianajotoimisto Botnia Oy:n käytössä.
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisterin tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa muun muassa viranomaiselle, vakuutusyhtiölle ja oikeuslaitokselle tai lain edellyttäessä muillekin. Luovuttaminen perustuu aina lakisääteiseen velvoitteeseen tai siihen, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai laskutuksen, perinnän tai oikeusturvahakemuksen yhteydessä.
Rekisterinpitäjä voi käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välisen tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Salassapitosopimuksella ja rekisterinpitäjän antamilla ohjeilla varmistutaan, että palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja asianmukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös toiselle rekisterinpitäjälle tai kolmannelle osapuolelle, mikäli tästä sovitaan erikseen rekisteröidyn kanssa.
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja käsittelevät vain Asianajotoimisto Botnia Oy:n työntekijät ja rekisterinpitäjän sopimuskumppanina toimivat palveluntarjoajat sopimuksenmukaisia tehtäviä hoitaessaan.
Tietojärjestelmiä koskeva henkilötietojen tietoturva on järjestetty asianmukaisin toimenpitein: salauksin, teknisin rajoituksin, suojausohjelmistoin ja palomuurein. Järjestelmiin pääsee sisään vain salasanoin. Laitteistot ja aineisto sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiaton pääsy on estetty. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.
Asianajotoimisto Botnia Oy huomioi sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset sekä Suomen Asianajajaliiton ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.
Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattisen päätöksenteon avulla.
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, mikäli laissa tai Suomen Asianajajaliiton säädöksissä ja ohjeissa, etenkin salassapitoa koskevissa, ei erikseen ole säädetty poikkeusta näistä:
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi), mikäli hän katsoo rekisterinpitäjän rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta.
