1. Tietosuojaselosteen tarkoitus
Tämän tietosuojaselosteen tarkoitus on toteuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen informointi ja viestintä, sekä antaa rekisteröidylle tiedot hänen tietojensa käsittelystä tiiviissä ja läpinäkyvässä muodossa.
Asianajotoimisto Botnia Oy tarjoaa asiakkailleen asianajopalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa käydään läpi toimistomme periaatteet liittyen henkilötietojen käsittelyyn ja suojaukseen eri tilanteissa.
2. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Botnia Oy
Y-tunnus: 2181405-4
Hallituskatu 21, 90100 Oulu
p. 0207 797 500
toimisto(at)botnialaw.fi
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riina Yletyinen, lakimies, varatuomari
Hallituskatu 21, 90100 Oulu
p. 040 128 1550
riina.yletyinen(at)botnialaw.fi
4. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään toimistomme oman henkilökunnan sekä alihankkijoiden toimesta. Toimistomme alihankkijat ovat järjestelmäntoimittajia, joilla on tekninen pääsy järjestelmiimme niiden ylläpito- ja tukitehtävien hoitamisen vuoksi. Lisäksi järjestelmiin on pääsy tilintarkastajallamme lakisääteisten tehtäviensä hoitamista varten. Pääsy järjestelmiin voidaan mahdollistaa myös viranomaisille tietyissä erityistilanteissa, kuten verotarkastuksen yhteydessä. Yksilöimme pyynnöstä alihankkijat, joilla on pääsy järjestelmiimme. Henkilötietojen käsittelijät saavat käsitellä henkilötietoja vain antamiemme ohjeiden mukaisesti, ellei EU:n unionin tai jäsenvaltion lainsäädäntö muuta vaadi.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu toimiston ja asiakkaan väliseen toimeksiantosopimukseen, joten sille on henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 b) kohdan ja 1 c) kohdan mukaiset perusteet. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu toimiston oikeutettuun etuun, joten käsittelylle on myös henkilötietoasetuksen 6 artiklan 1 f) kohdan mukainen peruste.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään toimeksiannon hoitamiseen ja laskutukseen sekä näihin liittyvien lakisääteisten tehtävien toteuttamiseen. Lisäksi henkilötietoja käytetään Botnian asiakasviestintään.
7. Rekisterin tietosisällöt
Asiakasrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja saadaan myös viranomaisilta ja muista luotettavista lähteistä lain sallimissa rajoissa. Tietoja asiakkaan vastapuolesta tai todistajasta saadaan asiakkaalta.
9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasrekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti toimiston henkilökunnan toimesta. Henkilötietoja luovutetaan ilman asiakkaan suostumusta vain laissa säädetyissä tapauksissa ulkopuolisille kuten viranomaisille.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU/ETA –alueen ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalista aineistoa liittyen asiakkaiden henkilötietoihin säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain toimiston työntekijöillä, joilla kaikilla on oikeus käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä vuoksi.
IT-järjestelmissä oleviin henkilötietoihin on pääsy vain toimiston työntekijöillä.
12. Henkilötietojen säilytys ja poistaminen
Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään aika, joka vaaditaan sopimuksen mukaisten palveluiden toteuttamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.
Lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, on säädetty vähimmäisaika, jonka ajan kirjanpidon tietoja tulee säilyttää.
13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Pääsääntöisesti jokaisella asiakasrekisteriin rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut omat henkilötietonsa. Asiakkaiden vastapuolilla ja todistajilla tätä oikeutta ei ole, sillä se voisi vaarantaa toimeksiannon hoitamisen ja asianajajan salassapitovelvollisuuden. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista sekä henkilötietojen poistamista. Asiakkaalla on oikeus saada omat henkilötietonsa sellaisessa muodossa, että ne ovat siirrettävissä toiseen tietojärjestelmään. Asiakkaalla on oikeus kieltää omien henkilötietojensa käyttö Botnian palveluiden markkinointitarkoitukseen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Botniasta Tietosuojavaltuutetulle.
Asiakkaat voivat osoittaa pyynnöt liittyen omien henkilötietojensa sisältöön ja käsittelyyn Botnian yhteyshenkilölle. Lainsäädäntö tai tietojärjestelmien rakenne voivat estää tietyissä tilanteissa asiakkaan oikeuksien täysimääräisen toteuttamisen. Tällaisissa tilanteissa Botnian yhteyshenkilö informoi asiakasta hänen oikeuksiensa toteuttamisen estävästä lainsäädännöstä tai muusta mahdollisesta, esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvästä seikasta, joka estää oikeuksien toteuttamisen.
Mainittujen henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvien palveluiden toteuttamisen edellytys ja joltain osin myös lakisääteinen velvoite eikä palvelua voida tarjota, mikäli tietoja jätetään antamatta. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tämä seloste on laadittu 21.5.2018
